Phần lớn hệ thống trường trường hiện nay lập ngân sách một lần vào đầu năm học (năm tài chính) — rồi gần như không có cơ chế nào để theo dõi việc thực thi theo thời gian thực. Kết quả là Ban Giám đốc chỉ biết ngân sách bị vượt khi sự cố đã xảy ra, không phải trước đó. DigifyTech xây dựng Phân hệ Budget để thay đổi hoàn toàn điều này.

01 .   Lập kế hoạch ngân sách đầu năm tài chính

Vào đầu mỗi năm tài chính, Ban Giám đốc tiến hành xây dựng ngân sách toàn hệ thống dựa trên dữ liệu tuyển sinh dự kiến — nguồn đầu vào doanh thu chính của mỗi trường mầm non. Từ con số tuyển sinh mục tiêu, kế hoạch ngân sách được phân bổ chi tiết đến từng phòng ban và từng cơ sở, theo từng tháng trong năm học (năm tài chính).

Đây là bước nền tảng của toàn bộ quy trình: khi ngân sách được lập có cơ sở và đủ chi tiết, mọi quyết định chi tiêu trong suốt năm học đều có một “la bàn” để đối chiếu.

QUY TRÌNH LẬP NGÂN SÁCH ĐẦU NĂM

Khâu lập kế hoạch chỉ có giá trị khi nó được thực thi và kiểm soát đúng cách. Điểm yếu của hầu hết các hệ thống trường mầm non không nằm ở việc lập ngân sách — mà ở việc giám sát sau đó.

Phân hệ Budget của DigifyTech tự động hóa toàn bộ quá trình giám sát: mỗi khoản chi phát sinh — dù là chi định kỳ hay phát sinh đột xuất — đều được ghi nhận, phân loại và đối chiếu với kế hoạch ngay lập tức.

✔ Xác định mục tiêu tuyển sinh theo từng cơ sở Dữ liệu tuyển sinh năm trước kết hợp kế hoạch mở rộng để dự báo doanh thu đầu vào cho từng cơ sở trong năm học mới.

✔ Phân bổ ngân sách theo danh mục chi tiết Từng danh mục — nhân sự, tài sản, vận hành, marketing — được phân bổ ngân sách hàng tháng dựa trên tỉ lệ doanh thu dự kiến và lịch sử chi phí.

✔ Phê duyệt và công bố kế hoạch ngân sách Ban Giám đốc phê duyệt toàn bộ kế hoạch trên hệ thống. Từng trưởng bộ phận nhận thông báo về hạn mức ngân sách của đơn vị mình.

✔ Kích hoạt giám sát tự động theo thời gian thực Hệ thống bắt đầu theo dõi mọi phát sinh chi phí và đối chiếu tự động với kế hoạch ngay từ ngày đầu tiên của năm học.

02 .   Giám sát chi phí tự động — kiểm soát dòng tiền liên tục

Khâu lập kế hoạch chỉ có giá trị khi nó được thực thi và kiểm soát đúng cách. Điểm yếu của hầu hết các hệ thống trường mầm non không nằm ở việc lập ngân sách — mà ở việc giám sát sau đó.

Kích hoạt giám sát tự động theo thời gian thực Hệ thống bắt đầu theo dõi mọi phát sinh chi phí và đối chiếu tự động với kế hoạch ngay từ ngày đầu tiên của năm học.

Phân hệ Budget của DigifyTech tự động hóa toàn bộ quá trình giám sát: mỗi khoản chi phát sinh — dù là chi định kỳ hay phát sinh đột xuất — đều được ghi nhận, phân loại và đối chiếu với kế hoạch ngay lập tức.

🔄  Ghi nhận chi phí tự động

Các khoản chi định kỳ (lương, thuê mặt bằng, điện nước, chi phí có kế hoạch) được hệ thống tự ghi nhận theo lịch đã cấu hình.

⚠️  Cảnh báo ngưỡng ngân sách

Tự động gửi thông báo khi một danh mục đạt 80% hạn mức — Ban Giám đốc có thời gian phản ứng trước khi vượt ngưỡng.

📊  Đối chiếu kế hoạch – thực tế

Mỗi danh mục chi hiển thị tỉ lệ thực hiện so với kế hoạch tháng và lũy kế năm học theo thời gian thực.

💳  Duyệt chi trên di động

Mọi đề xuất chi phí đều có kèm thông tin ngân sách còn lại của danh mục. Ban Giám đốc duyệt hoặc từ chối ngay trên điện thoại

03.    Ban Giám đốc quản trị chiến lược — minh bạch tài chính toàn hệ thống

Mục tiêu cuối cùng của một hệ thống quản lý ngân sách không phải là tự động hóa công việc kế toán. Mục tiêu là trao cho Ban Giám đốc khả năng ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu tài chính chính xác và kịp thời.

Khi toàn bộ dòng tiền được tập trung về một dashboard duy nhất, Ban Giám đốc có thể trả lời ngay những câu hỏi quan trọng nhất:

• Hiệu suất tài chính toàn hệ thống đang ở đâu so với kế hoạch? — Tổng hợp doanh thu và chi phí theo thời gian thực từ tất cả cơ sở, không cần chờ báo cáo cuối tháng.
• Cơ sở nào đang có vấn đề về chi phí? Danh mục nào cần điều chỉnh? — Phân tích chi tiết đến từng cơ sở và từng danh mục, phát hiện bất thường trước khi trở thành vấn đề nghiêm trọng.
• Dòng tiền có đủ để thực hiện kế hoạch đầu tư tiếp theo không? — Dự báo dòng tiền theo tháng dựa trên tuyển sinh hiện tại và kế hoạch chi đã phê duyệt.

04 .   Phân hệ Budget trong hệ sinh thái All-in-One DigifyTech

Phân hệ Budget không hoạt động độc lập. Trong hệ sinh thái All-in-One của DigifyTech, Budget kết nối trực tiếp với các phân hệ khác để đảm bảo dữ liệu tài chính luôn đồng bộ và chính xác:

• Dữ liệu tuyển sinh từ CRM cập nhật tự động vào dự báo doanh thu của Budget
• Các khoản thu học phí từ phân hệ Tuition phản ánh ngay vào dòng tiền thực tế
• Chi phí nhân sự từ phân hệ HR được tích hợp vào danh mục lương trong ngân sách
• Tài sản từ phân hệ Asset liên kết với danh mục chi phí bảo trì và đầu tư thiết bị

Kết quả là một hệ thống tài chính thống nhất — không còn “đảo dữ liệu” rời rạc giữa các bộ phận, không còn tổng hợp thủ công cuối tháng.

KẾT QUẢ THỰC TẾ TỪ ĐỐI TÁC DIGIFYTECH

Thy Nguyễn