Từ Lead, tư vấn tuyển sinh, Placement Test đến học phí, lớp học, giáo viên và tiến độ học tập – Digify English Center được phát triển theo hướng kết nối các hoạt động quan trọng của một Trung tâm Anh ngữ trên cùng một nền tảng.

Trong cuộc trao đổi với DigifyTech, chị Nguyễn Thị Kim Ngân – Giám đốc Tư vấn Chuyển đổi số chia sẻ góc nhìn về những vấn đề mà các Trung tâm Anh ngữ thường gặp khi quy mô học viên tăng lên, đồng thời giới thiệu cách Digify English Center tiếp cận bài toán quản trị theo hành trình khách hàng và dữ liệu.

Chị Nguyễn Thị Kim Ngân – Giám đốc Tư vấn Chuyển đổi số DigifyTech

“Trung tâm càng phát triển, dữ liệu càng không thể nằm rời rạc”

PV: Theo chị, đâu là một trong những khó khăn của Trung tâm Anh ngữ khi bắt đầu tăng quy mô?

Chị Kim Ngân:
Khi Trung tâm còn ít học viên, đội ngũ có thể quản lý bằng kinh nghiệm, Excel, Zalo hay một vài công cụ riêng lẻ.

Nhưng khi Marketing bắt đầu mang về nhiều Lead hơn, số lớp tăng, giáo viên tăng và Trung tâm vận hành đồng thời Online – Offline, người quản lý bắt đầu gặp một câu hỏi rất thực tế:

“Khách hàng của mình hiện đang ở đâu trong hành trình tuyển sinh?”

Lead đã được gọi chưa? Đang tư vấn lộ trình? Đã Placement Test? Đã ghi danh? Đang học lớp nào? Học phí thế nào?

Nếu mỗi bộ phận giữ một phần dữ liệu thì để có câu trả lời đầy đủ, quản lý vẫn phải đi hỏi từng người.

Đó là lý do chúng tôi nhìn Digify English Center không đơn thuần là phần mềm nhập liệu, mà là nền tảng giúp kết nối hành trình của khách hàng và học viên.

CRM: Không chỉ quản lý Lead, mà phải nhìn được Conversion

PV: Vì sao DigifyTech đặt CRM và tuyển sinh ở vị trí rất quan trọng?

Chị Kim Ngân:
Bởi vì với Trung tâm Anh ngữ, tăng học viên không chỉ là câu chuyện tăng ngân sách quảng cáo.

Ví dụ Marketing mang về 300 Lead. Điều người quản lý cần biết tiếp theo là:

300 Lead → bao nhiêu khách được kết nối → bao nhiêu khách được tư vấn → bao nhiêu Placement Test → cuối cùng bao nhiêu học viên ghi danh?

Digify English Center xây Sales Pipeline để theo dõi Lead qua các trạng thái như Unenrolled, Qualified, Connected và Roadmap Consultation.

Mỗi Lead còn có thông tin nguồn đến từ Facebook, Website, Hotline…, nhân viên phụ trách và lịch sử tương tác. Điều này tạo cơ sở để Trung tâm nhìn lại hiệu quả từng nguồn khách hàng và quá trình chăm sóc của đội ngũ.

“Marketing mang Lead về. Nhưng quy trình tuyển sinh mới quyết định Lead đó có đi tiếp đến Enrollment hay không.”

Placement Test – một bước học thuật nhưng cũng là một điểm Conversion

PV: Chị thường nhắc Placement Test khi nói về tuyển sinh Trung tâm Anh ngữ. Vì sao?

Chị Kim Ngân:
Placement Test thường được nhìn dưới góc độ học thuật: kiểm tra để xác định trình độ và xếp đúng level.

Điều đó đúng, nhưng dưới góc độ hành trình khách hàng, đây cũng là một điểm rất quan trọng.

Khách đã đồng ý làm Placement Test nghĩa là họ đã đi sâu hơn trong funnel tuyển sinh.

Vì vậy người quản lý cần biết: khách đã được lên lịch chưa, đã hoàn thành bài test chưa, kết quả đã được tư vấn chưa và bước tiếp theo là gì.

Trong Digify English Center, hệ thống quản lý các trạng thái Scheduled, Completed, Graded, Consulted trong quá trình Placement Test; đồng thời có thể ghi nhận hình thức dự kiến học Online hoặc Offline.

Từ đó, Trung tâm có thể nhìn Placement Test không phải như một hoạt động đứng riêng, mà là một phần của hành trình chuyển đổi khách hàng.

Dữ liệu học viên hỗ trợ Trung tâm tư vấn lộ trình học phù hợp và xuyên suốt.

Từ tuyển sinh đến học viên: dữ liệu không phải nhập lại từ đầu

PV: Sau khi khách hàng trở thành học viên thì sao?

Chị Kim Ngân:
Đây là điểm chúng tôi đặc biệt quan tâm khi thiết kế quy trình.

Dữ liệu Student được chuyển tiếp từ Lead trong CRM & Admission. Khi trở thành học viên, hệ thống tiếp tục lưu hồ sơ, người giám hộ, lịch sử lớp học, Attendance, Tuition và lịch sử thay đổi dữ liệu.

Như vậy về tư duy quản trị, chúng ta đang hướng đến:

Một khách hàng → Một hành trình → Một nguồn dữ liệu xuyên suốt.

Đây là điều đặc biệt quan trọng khi Trung tâm muốn mở rộng quy mô.

Academic Management: Khi vận hành lớp học không còn phụ thuộc vào Excel

Digify English Center tiếp tục quản lý các nghiệp vụ sau tuyển sinh gồm Course, Syllabus, Class, Lesson Plan, Timetable, Student, Attendance và Final Assessment.

PV: Với bộ phận Academic, chị đánh giá chức năng nào đáng chú ý?

Chị Kim Ngân:
Tôi nghĩ không nên tách từng tính năng để nhìn.

Một lớp học liên quan đến khóa học, syllabus, giáo viên, học viên, thời khóa biểu, điểm danh và kết quả học tập.

Nếu những dữ liệu đó liên kết với nhau, đội ngũ vận hành sẽ giảm rất nhiều việc kiểm tra chéo.

Ví dụ ngay trong Class Details, người quản lý có thể theo dõi giáo viên, học viên đã ghi danh, Timetable, Attendance và Progress. Progress thể hiện các thông tin như tổng học viên, tỷ lệ tham dự, điểm trung bình và Completion Rate.

Phân hệ quản lý thời khóa biểu trên Digify English Center.

Timetable: Một thay đổi nhỏ có thể liên quan rất nhiều người

Một trong những nghiệp vụ dễ tạo áp lực cho đội Academic là xếp lịch.

Để thiết lập Timetable, User Guide Digify English Center xác định dữ liệu đầu vào liên quan đến cơ sở, lớp học, phòng học, Syllabus và quỹ thời gian của giáo viên.

Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý từng Session, bao gồm thay đổi giờ, phòng, giáo viên; đồng thời quản lý các trạng thái như Ongoing, Completed, Rejected, Makeup hay Cancelled.

Chị Kim Ngân chia sẻ:

“Khi số lớp tăng, điều làm đội ngũ mệt không hẳn là một công việc lớn. Đó thường là hàng chục thay đổi nhỏ mỗi ngày: đổi giáo viên, đổi phòng, học bù, thay giờ. Công nghệ nên xử lý tốt chính những công việc lặp lại này.”

Học phí: Chủ Trung tâm cần nhìn cả doanh thu lẫn công nợ

Digify English Center cũng đưa nghiệp vụ tài chính học viên vào cùng hệ thống với các chức năng quản lý chương trình ưu đãi, biên lai, công nợ, hoàn phí và trạng thái thanh toán.

Theo User Guide, Payment Status theo dõi số dư, khoản nợ và tiến độ đóng phí của từng học viên, hỗ trợ công tác nhắc phí và quản lý công nợ.

Theo chị Kim Ngân, đây cũng là một phần của trải nghiệm khách hàng:

“Tuyển được học viên là bước đầu. Một hệ thống tốt phải tiếp tục theo học viên trong suốt quá trình học, từ lớp học, điểm danh đến học phí và những lần tương tác tiếp theo.”

Online hay Offline – học viên vẫn nên có một hành trình thống nhất

Digify English Center được thiết kế cho nghiệp vụ có cả hình thức Online và Offline. Ngay từ Placement Test, hệ thống đã cho phép xác định hình thức dự kiến học; phía giáo viên cũng có phần quản lý tài khoản ClassIn.

Điều này phù hợp với một thay đổi quan trọng trong cách vận hành Trung tâm Anh ngữ hiện nay:

Học viên có thể học Online hôm nay, Offline ngày mai. Nhưng dữ liệu không nên trở thành hai hành trình khác nhau.

Một buổi tư vấn chuyển đổi số tại DigifyTech.

Công nghệ cuối cùng phải giúp người quản lý nhìn thấy điều gì?

Kết thúc cuộc trao đổi, chị Nguyễn Thị Kim Ngân chia sẻ:

“Chuyển đổi số không phải để Trung tâm có thêm một phần mềm. Điều quan trọng là người quản lý nhìn thấy khách hàng của mình đang ở đâu, đội ngũ đang làm gì và bước nào trong hành trình đang cần được cải thiện.”

Đó cũng là hướng DigifyTech xây dựng Digify English Center:

Lead → Tư vấn → Placement Test → Enrollment → Tuition → Academic → Attendance → Progress

Không phải nhiều phần mềm cho nhiều phòng ban.

Mà là một hành trình dữ liệu xuyên suốt để Trung tâm có thể quản trị và phát triển tốt hơn.