Khi chuyển đổi số đã trở thành định hướng quốc gia và năng lực vận hành của doanh nghiệp hiện đại, câu hỏi với các trường mầm non tư thục không còn là “Có nên chuyển đổi số hay không?”, mà là “Khi nào bắt đầu và bắt đầu như thế nào để tạo lợi thế cho giai đoạn phát triển tiếp theo?”.

Chuyển đổi số không còn là câu chuyện của riêng doanh nghiệp công nghệ

Ngay từ năm 2022, Chính phủ đã ban hành Quyết định 131/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022–2025, định hướng đến năm 2030”.

Đến ngày 14/7/2026, Chính phủ tiếp tục ban hành Quyết định 1266/QĐ-TTg, phê duyệt Chiến lược quốc gia về chuyển đổi số giai đoạn 2026–2030, định hướng đến năm 2045. Bốn ngày sau, Chiến lược dữ liệu quốc gia giai đoạn 2026–2030 cũng được phê duyệt. Điều này cho thấy chuyển đổi số và dữ liệu đang tiếp tục được đặt trong định hướng phát triển dài hạn ở cấp quốc gia.

Nhìn ra khu vực, Singapore cho thấy mức độ số hóa sâu rộng trong nền kinh tế. Theo báo cáo Singapore Digital Economy 2025 của IMDA, 95,1% doanh nghiệp SME đã áp dụng ít nhất một trong sáu lĩnh vực số được khảo sát trong năm 2024. Kinh tế số Singapore đạt 128,1 tỷ SGD, tương đương 18,6% GDP, tăng từ 14,9% GDP năm 2019. Đáng chú ý, khoảng hai phần ba giá trị kinh tế số đến từ quá trình số hóa ở các ngành ngoài lĩnh vực Information & Communications.

Những con số này không có nghĩa rằng một trường học cứ mua phần mềm là sẽ tăng trưởng. Nhưng chúng cho thấy một xu hướng rõ ràng:

Năng lực số đang dần trở thành một phần của năng lực vận hành, thay vì chỉ là một lợi thế về công nghệ.

Khi Excel bắt đầu trở thành giới hạn

Nhiều trường mầm non tư thục được hình thành từ chính kinh nghiệm, tâm huyết và khả năng điều hành trực tiếp của Founder.

Ở giai đoạn đầu, Excel, Zalo, Google Sheets và những quy trình thủ công có thể đáp ứng công việc.

Nhưng khi số lượng học sinh tăng, nhân sự nhiều hơn, phòng ban nhiều hơn hoặc trường bắt đầu mở cơ sở thứ hai, thứ ba, một vấn đề khác xuất hiện:

Dữ liệu tăng nhanh hơn khả năng kiểm soát thủ công.

Tuyển sinh nằm trong file của bộ phận Admissions. Học phí nằm ở Kế toán. Thông tin học sinh nằm ở một nơi khác. Học thuật, nhân sự, tài sản, ngân sách lại được quản lý bằng những file hoặc công cụ riêng.

Cuối cùng, Ban Giám hiệu vẫn phải hỏi từng phòng ban và chờ tổng hợp báo cáo để trả lời những câu hỏi rất cơ bản:

Hôm nay trường đang hoạt động như thế nào?

Tuyển sinh đang tăng hay giảm?

Bao nhiêu Lead đang chưa được chăm sóc?

Doanh thu, công nợ và ngân sách hiện tại ra sao?

Cơ sở nào đang có vấn đề cần lãnh đạo can thiệp?

Đây chính là thời điểm số hóa không còn đơn thuần là bài toán “giảm việc hành chính”, mà trở thành bài toán về năng lực quản trị và khả năng mở rộng.

“Đừng thêm một phần mềm. Hãy xây một hệ thống.”

Trao đổi về vấn đề này, anh Nguyễn Tấn Huy – Giám đốc DigifyTech, nguyên lãnh đạo vận hành hệ thống trường mầm non nhiều cơ sở – cho rằng một trong những hiểu nhầm phổ biến về chuyển đổi số là đồng nhất chuyển đổi số với việc mua thêm phần mềm.

PV: Theo anh, đâu là vấn đề khi một trường sử dụng quá nhiều công cụ riêng lẻ?

Anh Nguyễn Tấn Huy:

“Một trường có thể có phần mềm tuyển sinh, phần mềm học phí, một App phụ huynh và rất nhiều file Excel. Nhưng nếu dữ liệu không kết nối với nhau thì Ban Giám hiệu vẫn phải tổng hợp thủ công. Như vậy chúng ta mới số hóa từng công việc, chưa thực sự số hóa hoạt động điều hành.”

Theo anh Huy, giá trị lớn hơn nằm ở việc tạo ra một dòng dữ liệu xuyên suốt toàn bộ hành trình vận hành của nhà trường.

Một Lead từ CRM khi đăng ký trở thành học sinh không nên phải nhập lại từ đầu. Thông tin học sinh phải kết nối với học phí, lớp học, hoạt động học thuật và tương tác với phụ huynh. Dữ liệu tài chính, ngân sách và vận hành cần tiếp tục được tổng hợp để phục vụ cấp quản lý.

“Chúng ta không thể quản trị tương lai chỉ bằng báo cáo của quá khứ”

PV: Dashboard và dữ liệu real-time thay đổi cách điều hành trường như thế nào?

Anh Nguyễn Tấn Huy:

“Khi trực tiếp tham gia vận hành hệ thống nhiều cơ sở, tôi nhận thấy lãnh đạo không thiếu báo cáo. Điều khó là báo cáo có đến đủ nhanh để ra quyết định hay không.”

Nếu dữ liệu chỉ được tổng hợp vào cuối tuần hoặc cuối tháng, nhà quản lý đang nhìn vào những việc đã xảy ra.

Trong khi đó, hệ thống dữ liệu tập trung có thể giúp Ban Giám hiệu theo dõi các chỉ số vận hành trên Dashboard và phát hiện sớm những khu vực cần chú ý.

📊 Tuyển sinh và tỷ lệ chuyển đổi
💳 Học phí và công nợ
💰 Ngân sách và chi phí
👥 Học sinh và nhân sự
🏫 Hiệu quả từng cơ sở
📈 Các chỉ số điều hành quan trọng

Theo anh Huy:

“Dashboard không thay Chủ trường ra quyết định. Nhưng dữ liệu tốt giúp Chủ trường ra quyết định sớm hơn và có cơ sở hơn.”

Đó cũng chính là ý nghĩa của thông điệp See Beyond the Data mà DigifyTech theo đuổi.

Digify Preschool: Không số hóa từng phòng ban, mà kết nối toàn bộ hoạt động

Từ kinh nghiệm vận hành thực tế trong ngành giáo dục, DigifyTech phát triển Digify Preschool theo định hướng All-in-One Digital Operations Platform dành cho trường mầm non.

Thay vì để mỗi phòng ban hình thành một “ốc đảo dữ liệu”, nền tảng hướng đến kết nối xuyên suốt:

CRM Tuyển sinh → Học sinh → Học phí → Học thuật → Nhân sự → Ngân sách → Tài sản → Kết nối phụ huynh → Executive Dashboard.

Điểm DigifyTech muốn giải quyết không chỉ là đưa biểu mẫu từ giấy hoặc Excel lên màn hình.

Quan trọng hơn là đưa logic vận hành vào hệ thống: dữ liệu đi đâu, ai chịu trách nhiệm, bước tiếp theo là gì, trạng thái nào cần theo dõi và thông tin nào cần được đưa lên Dashboard cho cấp quản lý.

Nói cách khác:

Các hoạt động của nhà trường từng bước được “lập trình” thành quy trình vận hành trên một nền tảng thống nhất.

Đừng đợi trường lớn mới xây hệ thống

Một quan niệm khá phổ biến là: “Trường còn nhỏ, Excel vẫn đủ. Khi nào lớn sẽ đầu tư hệ thống.”

Anh Nguyễn Tấn Huy nhìn vấn đề theo chiều ngược lại:

“Đừng đợi trường lớn mới chuyển đổi số. Hãy xây hệ thống để trường có năng lực phát triển lớn hơn.”

Bởi khi một trường đã phát triển đến hàng trăm học sinh, nhiều phòng ban hoặc nhiều cơ sở mới bắt đầu chuẩn hóa dữ liệu, việc chuyển đổi thường phức tạp hơn: dữ liệu lịch sử phân tán, mỗi người có một cách làm, quy trình đã hình thành theo thói quen và tổ chức phụ thuộc nhiều vào những nhân sự chủ chốt.

Chuyển đổi số vì vậy không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án thật lớn.

Nó nên bắt đầu bằng câu hỏi:

Trong 3–5 năm tới, nhà trường muốn phát triển đến đâu — và hệ thống quản trị hôm nay có đủ sức đưa mình đến đó hay không?

Tư vấn chuyển đổi số trường học tại DigifyTech

Thị trường đang thay đổi. Công nghệ đã sẵn sàng.

Chuyển đổi số trong giáo dục đã có định hướng chính sách rõ ràng tại Việt Nam. Những nền kinh tế số phát triển trong khu vực như Singapore cũng cho thấy số hóa ngày càng đi sâu vào hoạt động của doanh nghiệp, chứ không chỉ giới hạn trong ngành công nghệ.

Đối với trường mầm non tư thục, đây là lúc nhìn công nghệ dưới một góc độ khác:

Không phải một khoản chi phí để có thêm phần mềm.

Mà là khoản đầu tư để xây dựng năng lực quản trị, dữ liệu và khả năng mở rộng trong tương lai.